Kepala Perpustakaan
Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Kepala UPT Perpustakaan UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi dirancang untuk mengarahkan unit perpustakaan agar mampu mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi).
Berikut adalah rincian tupoksi Kepala Perpustakaan UIN STS Jambi secara terstruktur:
1. Tugas Pokok
Memimpin, merencanakan, mengorganisasikan, membina, mengembangkan, dan mengevaluasi penyelenggaraan seluruh operasional serta layanan perpustakaan di lingkungan UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi untuk mewujudkan pusat sumber belajar yang adaptif dan berbasis teknologi.
2. Fungsi Utama
- Perencanaan Strategis: Menyusun Rencana Strategis (Renstra), Rencana Operasional (Renop), serta program kerja tahunan dan anggaran pengembangan perpustakaan.
- Pengembangan Koleksi & Sumber Informasi: Mengarahkan kebijakan pengadaan, pengolahan, pengembangan, dan preservasi bahan pustaka, baik cetak maupun digital (e-books, e-journals, dan institutional repository).
- Pengembangan Layanan & Digitalisasi: Mengembangkan sistem layanan pemustaka yang berorientasi pada kepuasan pengguna, otomatisasi perpustakaan, serta transformasi menuju Smart Library.
- Pembinaan dan Pengelolaan SDM: Mengkoordinasikan, membina, membagi tugas, dan mengevaluasi kinerja staf, pustakawan, serta tenaga teknis di lingkungan perpustakaan.
- Jejaring dan Kerja Sama: Menjalin kemitraan dan kerja sama antarperpustakaan, konsorsium (seperti FKP2T, Perpusnas), serta lembaga terkait di tingkat lokal, nasional, maupun internasional.
- Monitoring dan Evaluasi: Melakukan pengawasan internal, evaluasi ketercapaian program kerja, serta penyusunan laporan pertanggungjawaban operasional perpustakaan secara berkala.
3. Rincian Uraian Tugas
Bidang Perencanaan dan Kebijakan
- Menyusun konsep rencana program kerja tahunan dan pembiayaan operasional UPT Perpustakaan.
- Merumuskan dan menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) serta kebijakan internal perpustakaan.
- Merumuskan arah pengembangan sarana, prasarana, dan infrastruktur teknologi informasi perpustakaan.
Bidang Pengelolaan dan Layanan
- Mengarahkan pengelolaan deposit karya ilmiah civitas akademika (skripsi, tesis, disertasi, dan hasil penelitian dosen) pada repositori institusi.
- Mengawasi efektivitas layanan sirkulasi, referensi, literasi informasi, dan user education bagi pengguna baru maupun civitas akademika secara umum.
- Memastikan keterjangkauan dan kemudahan akses sumber daya informasi berbasis elektronik bagi mahasiswa dan dosen.
Bidang Manajerial dan Hubungan Antar-Lembaga
- Mengadakan rapat koordinasi dan evaluasi berkala bersama para kepala divisi/bidang dan staf perpustakaan.
- Membangun budaya kerja profesional dan mendorong peningkatan kompetensi berkelanjutan bagi para pustakawan.
- Mewakili UPT Perpustakaan dalam forum ilmiah, asosiasi perpustakaan, dan kegiatan kerja sama antar-lembaga.
- Menyampaikan laporan berkala mengenai perkembangan, capaian, dan kendala operasional perpustakaan kepada Rektor melalui Wakil Rektor Bidang Akademik.
Bendahara Perpustakaan
1. Tugas Pokok
Melaksanakan pengadministrasian, pencatatan, penyaluran, dan pertanggungjawaban seluruh transaksi keuangan di lingkungan UPT Perpustakaan UIN STS Jambi sesuai dengan regulasi pengelolaan keuangan negara/BLU dan kebijakan pimpinan UPT.
2. Fungsi Utama
- Pengelolaan Administrasi Anggaran: Menyusun kelengkapan berkas pencairan dana program kerja perpustakaan.
- Pencatatan dan Pembukuan: Mengelola Buku Kas Umum (BKU) dan melakukan pencatatan arus masuk/keluar uang operasional.
- Pengelolaan Pendapatan Layanan (PNBP/BLU): Mengadministrasikan penerimaan dari denda keterlambatan, biaya bebas pustaka, cetak kartu, atau jasa perpustakaan lainnya (jika berlaku).
- Penyusunan Pertanggungjawaban (SPJ): Mengumpulkan, memverifikasi, dan menyusun bukti-bukti transaksi secara akuntabel.
3. Rincian Uraian Tugas
Manajemen Pencairan & Operasional Anggaran
- Membantu Kepala UPT Perpustakaan dalam memetakan rincian anggaran operasional berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) unit.
- Mengajukan usulan pencairan dana operasional kegiatan (seperti literasi informasi, pengadaan bahan pustaka, pemeliharaan sarana/prasarana, atau acara workshop) ke Bagian Keuangan Pusat/Rektorat.
- Menyimpan, mengeluarkan, dan mengelola dana kas kecil (petty cash) untuk kebutuhan operasional mendesak di perpustakaan.
Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) / BLU Perpustakaan
- Membekukan dan merekap pendapatan harian/bulanan dari denda keterlambatan buku, administrasi pembuatan/penggantian kartu anggota, atau layanan legalisasi.
- Menyetorkan hasil penerimaan perpustakaan ke rekening kas negara / kas BLU universitas secara rutin sesuai SOP yang berlaku.
Verifikasi & Pembuatan SPJ (Surat Pertanggungjawaban)
- Memeriksa keabsahan dan kelengkapan kuitansi, nota, nota kesepahaman, serta daftar hadir kegiatan sebelum diajukan.
- Menyusun Laporan Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan tepat waktu untuk setiap kegiatan yang telah diselesaikan.
- Memastikan seluruh transaksi perpustakaan bebas dari kekeliruan perhitungan perpajakan (seperti PPh 21, PPh 22, PPh 23, atau PPN) sesuai aturan yang berlaku.
Pelaporan dan Pelayanan Pemeriksaan (Auditing)
- Menyajikan laporan rekapitulasi realisasi anggaran UPT Perpustakaan secara berkala kepada Kepala UPT Perpustakaan.
- Menyiapkan dokumen pendukung keuangan apabila dilakukan pemeriksaan internal (SPI UIN STS Jambi) maupun eksternal (BPK/Itjen).
Pustakawan
Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Pustakawan di UPT Perpustakaan UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi mengacu pada regulasi Jabatan Fungsional Pustakawan (seperti PermenPAN-RB) yang disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika dan arah pengembangan perpustakaan perguruan tinggi Islam menuju Smart Library.
Berikut adalah rincian tupoksi Pustakawan UIN STS Jambi secara terstruktur:
1. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan pengelolaan perpustakaan (pengembangan koleksi, pengolahan, dan preservasi), pelayanan kepustakaan, serta pengawasan dan pengembangan sistem bibliografi dan informasi guna mendukung kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi di UIN STS Jambi.
2. Fungsi Utama
- Pengelolaan Koleksi & Informasi: Melakukan penyeleksian, pengadaan, pengolahan teknis (katalogisasi, klasifikasi, pemetaan subject), dan pengorganisasian bahan pustaka cetak maupun digital.
- Pelayanan dan Literasi Pemustaka: Memberikan layanan sirkulasi, referensi, penelusuran informasi, serta menyelenggarakan edukasi pemustaka (user education) dan literasi informasi.
- Pengelolaan Repositori Institusi: Melakukan validasi, pengunggahan (upload), dan pengelolaan deposit karya ilmiah mahasiswa dan dosen (skripsi, tesis, disertasi, riset, dan jurnal).
- Pengembangan Layanan Digital: Mengoptimalkan pemanfaatan sistem automasi perpustakaan, basis data e-resources, serta integrasi teknologi informasi dalam layanan harian.
- Preservasi dan Konservasi: Melakukan pemeliharaan fisik bahan pustaka serta digitalisasi aset informasi bernilai historis/akademis.
3. Rincian Uraian Tugas
Bidang Pengolahan dan Pengorganisasian Koleksi
- Melakukan inventarisasi, pengatalogan (cataloging), klasifikasi (menggunakan DDC/UDC), dan penentuan kata kunci/subjek untuk bahan pustaka baru.
- Input data bibliografis ke dalam sistem Library Management System (LMS/SLiMS).
- Melakukan pencetakan dan pemasangan kelengkapan buku (label call number, barcode, kantong buku, RFID tag).
Bidang Layanan Pemustaka dan Repositori
- Melayani transaksi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi (sirkulasi).
- Membantu pemustaka dalam penelusuran informasi mendalam, rujukan referensi, dan verifikasi cek plagiarisme/kemiripan teks.
- Membimbing mahasiswa baru dalam kegiatan User Education dan Orientasi Perpustakaan (pembuatan video tutorial, panduan penelusuran, atau kelas literasi).
- Memeriksa kelengkapan, format, dan melakukan verifikasi pengunggahan mandiri (self-archiving) karya akhir ke Repositori Institusi UIN STS Jambi serta penerbitan Surat Bebas Pustaka.
Bidang Preservasi, Evaluasi, dan Pengembangan
- Melakukan penyiangan (weeding) dan stock opname koleksi secara berkala.
- Melakukan perbaikan fisik pada bahan pustaka yang rusak (binding dan preservasi).
- Mengembangkan media edukasi digital (seperti video panduan layanan, infografis literasi, dan konten informasi perpustakaan).
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas fungsional pustakawan dan Pengumpulan Angka Kredit (PAK) secara berkala.
Pengelola Perpustakaan
Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Pengelola Perpustakaan (Tenaga Teknis Perpustakaan/Staf Pelaksana) difokuskan pada pelaksanaan teknis operasional harian, administrasi, serta pendukung kelancaran layanan perpustakaan untuk menunjang kinerja para pustakawan dan organisasi perpustakaan.
Berikut adalah rincian tupoksi Pengelola Perpustakaan secara terstruktur:
1. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan teknis operasional, administrasi perpustakaan, pemeliharaan sarana prasarana, serta memberikan pelayanan teknis harian kepada pemustaka sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) yang berlaku.
2. Fungsi Utama
- Layanan Teknis Operasional: Membantu pelaksanaan transaksi sirkulasi, registrasi anggota, dan penataan koleksi (shelving).
- Administrasi & Pengolahan Dasar: Mengelola administrasi persuratan, pencatatan inventaris masuk, dan penyiapan fisik bahan pustaka.
- Pemeliharaan & Kebersihan Koleksi: Menjaga kerapihan, kebersihan, dan susunan koleksi di rak agar mudah diakses oleh pengguna.
- Dukungan Sarana Prasarana: Memastikan kesiapan fasilitas perpustakaan (ruang baca, komputer pemustaka, AC, koneksi internet) dapat berfungsi dengan baik setiap hari.
3. Rincian Uraian Tugas
Bidang Pelayanan dan Sirkulasi Harian
- Melayani transaksi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi buku.
- Melakukan pendaftaran dan verifikasi data anggota baru perpustakaan.
- Menyapa, mengarahkan, dan memberikan panduan dasar kepada pemustaka mengenai tata tertib serta lokasi ruang/koleksi.
Bidang Penataan Koleksi (Shelving) dan Inventarisasi
- Memulangkan dan menyusun kembali buku-buku yang telah dibaca/dikembalikan ke rak (shelving) sesuai nomor panggil (call number).
- Memeriksa kerapihan urutan buku di rak (shelf reading) secara rutin agar tidak ada koleksi yang terselip (misplaced).
- Membantu proses inventarisasi (stock opname) koleksi secara berkala.
Bidang Administrasi dan Penyiapan Bahan Pustaka
- Menerima, mencatat, dan mendokumentasikan bahan pustaka baru (buku, majalah, surat kabar, atau jurnal) ke dalam buku inventaris/sistem.
- Membantu penempelan perlengkapan fisik buku (label barcode, nomor panggil, kantong buku, stempel kepemilikan, dan RFID tag).
- Mengelola administrasi persuratan masuk/keluar serta pengarsipan dokumen operasional perpustakaan.
Bidang Pemeliharaan dan Preservasi Dasar
- Melakukan pemilahan dan perbaikan ringan terhadap buku-buku yang rusak (seperti menjilid ulang, menempel halaman lepas, atau mengganti sampul).
- Melaporkan kepada penanggung jawab apabila terdapat sarana, prasarana, atau perangkat IT perpustakaan yang mengalami kerusakan.
- Memastikan kondisi fisik ruang baca dan area koleksi tetap bersih, rapi, dan nyaman bagi pengunjung.
PPID
Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dirancang berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. PPID bertugas mengelola, mendokumentasikan, dan memberikan pelayanan informasi publik di lingkungan badan publik.
Berikut adalah rincian tupoksi PPID secara terstruktur:
1. Tugas Pokok
Mengkoordinasikan perencanaan, pengorganisasian, pengolahan, penyediaan, pelayanan, serta penyimpanan dan pengamanan dokumen/informasi publik di lingkungan badan publik secara cepat, tepat, transparan, dan efisien.
2. Fungsi Utama
- Pengelolaan Informasi Publik: Mengumpulkan, memverifikasi, mengklasifikasikan, dan mendokumentasikan seluruh informasi dari setiap unit kerja.
- Pelayanan Informasi: Menyediakan dan melayani permohonan informasi publik dari masyarakat/pemustaka baik secara langsung (offline) maupun daring (online).
- Pengujian Konsekuensi: Melakukan pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan bersama tim ahli/pimpinan sebelum menetapkannya sebagai rahasia/terbatas.
- Penyelesaian Sengketa & Pelaporan: Menangani keberatan atas permohonan informasi, menyiapkan bahan sengketa informasi publik, serta menyusul laporan berkala keterbukaan informasi.
3. Rincian Uraian Tugas
Bidang Pengolahan dan Pengklasifikasian Informasi
- Menginventarisasi dan mengelompokkan data/dokumen ke dalam kategori:
- Informasi Berkala (profil lembaga, laporan kinerja, laporan keuangan).
- Informasi Serta-Merta (informasi darurat/kejadian penting yang mengancam hajat hidup orang banyak).
- Informasi Setiap Saat (SOP, daftar aset, regulasi internal, kebijakan baku).
- Informasi Dikecualikan (data pribadi, rahasia jabatan, informasi yang membahayakan pertahanan/keamanan/proses hukum).
- Menetapkan dan memperbarui Daftar Informasi Publik (DIP) secara berkala.
Bidang Pelayanan dan Pengaduan
- Melayani pemohon informasi yang mengajukan permintaan dokumen melalui meja layanan maupun portal digital.
- Memeriksa kelengkapan berkas/identitas pemohon serta memproses jawaban atau pemberian informasi dalam tenggat waktu yang ditentukan undang-undang (maksimal 10+7 hari kerja).
- Memberikan alasan tertulis apabila permintaan informasi ditolak karena masuk dalam kategori dikecualikan.
Bidang Pendokumentasian dan Pengamanan
- Menyimpan dan mengamankan arsip/dokumen yang masuk dalam kategori rahasia atau dikecualikan.
- Membangun dan mengelola sistem penyimpanan berbasis digital (e-PPID) agar dokumen publik mudah diakses.
Bidang Penyelesaian Keberatan dan Pelaporan
- Menerima dan memproses tanggapan atas Surat Keberatan Pemohon Informasi kepada Atasan PPID.
- Menyiapkan bahan pertimbangan, pertahanan argumentasi, serta mendampingi lembaga jika terjadi Sengketa Informasi Publik di Komisi Informasi.
- Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan Pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik kepada Komisi Informasi dan pimpinan lembaga.